为了让同学们能够写出内容清晰、话术准确、格式完整的英文邮件，“英语加点料”的小料本料整理了一些可用话术和写作Tips，以供同学们使用和参考。

小料将从“主题→称谓→正文→结尾→落款”五大部分逐步讲解，希望可以帮到大家。

01 Subject line 主题

邮件主题经常有人忽略，有的写了也不够具体，这就容易让人把这封邮件当成垃圾邮件。

要知道，你的收件人可能每天都要浏览许多邮件或同时收到上百封邮件，所以你需要给邮件填写一个简单、明确、具体的标题，让对方看一眼标题，就知道这篇邮件要说什么。

比如，在提交某个项目的申请时，不只是写“Application”，而是写 “Application of XXX Program (Xiaoliao, Wang)”。还有如下示例：

【问题类】

Questions about

Questions regarding…

An enquiry about…

【招呼类】

Greetings from…

Hi from…

【更新类】

Update on/to…

Follow-upon…

Progress on…

【提醒类】

Reminder:...

Please check:...

Please read:…

【约定类】

Meeting today/tomorrow

XXX Schedule

Reschedule

02 Salutation 称谓

【注意身份，恰当选择】

1、跟对方邮件来往较多

用Hi XX或者Hello XX，比如Hi Jessica。这种方式通常用在双方关系很熟，或者已经和对方来往过很多次邮件的情况。Hey+同上：注意，Hey用于非常熟的人，一般较少使用。

2、头一次联系或者不熟悉

要正式一点，最好用 “Dear+姓”，比如Dear Mr./Mrs. Green。如果不知道对方（女性）是否已婚，用 “Ms.” 来代替 “Miss” 或 “Mrs.” 最保险。如果不知道对方姓氏或性别，使用 “Dear Sir/Madam” 或“To whom it may concern”。

3、收件人不止一个

使用“Dear All”，给同学们可以写“Dear classmates”。

03 Main point 正文

一般英文邮件刚开头都要简单寒暄一下：

1、开场白：

Hope you are well/Hope this email find you well...

回复开场白：

Further to our conversation earlier……

Thanks for your kind reply.

Thanks for the update on the situation.

Regarding...

As per my email sent on xxxx

Please help to clarify....

回复晚了，表达抱歉：

Sorry for the late reply

出了小差错，重新发送：

在结尾加上 "Sorry for any inconvenience caused"。

2、主体内容

主体的内容应该言简意赅，准确表达自己的意思。以下是一些例子，可能并不全面，但是可以帮助同学们做到举一反三噢。

表达意图：

I’m writing to ask/check/confirm/ inform you/let you know/announce that/invite you to…

I’m writing to you about/regarding/with regards to/in regard to/concerning…

I want to reach out to you to…/I am reaching out to you because…

I have some questions regarding…

3. 常用主体语句：

【疑问求助】

May I know…

I’d like to know…

I’m curious about…

I have a question about/regarding/concerning…

Could you please tell me…

Would you mind telling me…

Would you please send me…

I would appreciate (a lot/much) if you can…

Is it possible for you to…

【查看附件】

I’ve attached…to this email

I’ve attached…for your reference

Please find the document attached

【查看信息】

Please see the diagram/graph/pictures/information/ details below

Please see the website for more information

【提示】

As a reminder/This is a reminder to…

This email is a reminder about…

Just a reminder to…

3C原则

在这里也提醒大家，整体的正文内容一定要抓住3C原则。

· Deliver a Clear message

· Use Correct grammar, vocabulary and punctuation

· Be Concise

简单来说就是Clear 清晰，Correct 正确，Concise 简明。

重点在于更有效的传达信息，因此用更简单的句型和清晰的组织来使你写的东西更易读就已经足够了。

04 Closing 结尾

1️、常用结尾

Let me know if you have any questions or concerns.

If you have any questions, please feel free to reach me out.

Please let me know if there are questions.

2️、深盼老师及早回复

I am looking forward to hearing from you.

We trust you will share us a feedback at your earliest.

We hope that you could reply to us as early as you can.

3️、我会与你保持联络，让你知道实情的进展

I will keep you posted.

I will keep you updated.

05 Sign off 落款

1️、Formal 正式

Yours sincerely, Yours faithfully,

2️、Semi-formal 半正式

Kind regards, Regards,

3️、Informal 非正式

Take care, All the best

包括你的姓名 (name)、所在学院和学校(Houston International Institute)、联络信息(contact information) 等。

Note！

# 仔细检查

发送邮件前一定要仔细检查，避免拼写、称呼、附件遗漏、收件人邮箱等低级错误。

# 注意礼貌用语

注意使用礼貌用语，如Please/Could you please/......，避免一些具有强硬语气的句子，如You have to/You must/……。

# 尽量使用校内邮箱

在发送工作和学习相关邮件时，尽量使用学校dlmu.edu.cn的校内邮箱，以防对方忽视你的邮件。

学会标准的英文邮件一定会成为你日常生活乃至学习工作的一项加分技能，所以希望大家能够本篇推送内容学以致用，注意邮件撰写和邮件回复的正规用法，做到Clear，Correct ，Concise（3C原则）。